就業規則の作成と見直し

就業規則の作成・見直し・届出・診断はお任せください

こんなことで『お悩み』ではありませんか?

最近次のようなご相談が急増しています。

・退職した従業員から未払い残業代を請求された
・精神疾患(うつ病など)で休職した従業員の対応方法がわからない
・期間を定めて雇った従業員の契約を更新したくないがトラブルにならないか心配
・長時間労働で訴えられないか心配
・社内の秩序を乱す従業員の対応を慎重にしたいが具体的な方法がわからない

これらの相談はほんの数年前であれば、特別な事例だったのかもしれません。

しかし、今はどの企業でも起こりうるほど当然に発生しています。

では、このような問題が発生した場合にどのように対応すべきか?

まず、社内の規則である「就業規則」をきちんと整備することが肝心です。

なぜなら、問題が起きた場合は、きちんとしてルールが整っていれば、そのルールに従い問題をなっている行動に対し、毅然と対応すればいいからです。

また働く上での基本的なルールがあれば従業員もきっと安心することでしょう。

ここで少しだけ社員の立場になって想像をしてみてください。
例えば、残業代の支払に関して、不透明だとふとした時に不安に思うはずです。
うちの会社はきちんとしていない会社なのだろうかと・・・・

残業代を固定で支払っているなら、きちんと固定で支払っていることを就業規則の中で規定すればいいのです。
このように働くにあたっての基本的なルールがしっかり定まっていないと、社員は不安に思い、不安な思いがあるうちは信頼関係をなかなか築くことができないのではないでしょうか?

信頼関係を築くろどころか、最近では訴訟以外に管轄労働局での“あっせん”や裁判所で行う“労働審判”の当事者となり、自らが採用した従業員と対峙する事例が増えています。
きちんとしたルールがないと、不意に訴えなど起こされた場合に、予期せぬ結末が待っている場合も少なく
ありません。また、従業員やその代理人に言いたい放題言われ、挙げ句の果てに、多額の金銭を支払って解決するケースがたくさんあります。

そこで、“従業員との信頼関係”を第一にしながらも、“労使トラブル予防”を視野に入れて就業規則を作成することをお勧めします。

具体的には、就業規則は、作成する段階で実態に応じて、想定されるトラブル踏まえ作成することが大切です

その他実際にトラブルが発生した場合に、作成した就業規則に従い適切にトラブルを収束させることができるか?という視点で作成することも大切です。
つまり、就業規則の作成後の運用サポートが本当に大丈夫であるか!?ということなのです!

例えば、メンタルヘルス不全で休業を余儀なくされた社員がいるとします。
休職を発令するところまでは特段問題なく対応できることでしょう。
しかし、休職期間の満了を目前に控えた場合に、“どう対処するか?”は、まさに“運用サポート力”が問われます。

なぜなら、一歩間違えれば、社員の家族をも巻き込んだ大きなトラブルに発展することも予想されるからです。

このように考えると、誰に就業規則を依頼するかは非常に重要だと言えます。
最近では労務管理に関する情報が簡単にインターネットで入手できるため、従業員からの質問に正確な答えができずに困ってしまった、または、従来の慣行が法令違反であるとの指摘をされてヒヤリとした経験をお持ちの企業が増えています。

経営者の中には、労使トラブルとは無縁だと思っていた方が多く、実際に労使トラブルに発展して初めて社内のルールである『就業規則』の重要さにお気づきの方も非常にたくさんいます。

そこで、秋田社会保険労務士事務所では、中小企業向けに『トラブル防止の観点』から就業規則の作成または見直しを行っています。

“各種労務管理書式”をどのように就業規則を連動させるかなど、未然防止の視点で徹底的に作り込みます。
そのため十分なヒアリングを実施し、オーダーメイドで貴社オリジナルの就業規則を作成いたします。
最終的には各種労務管理書式をどのような場面でどう使うかについてまでアドバイスいたします。

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就業規則作成の“5つのポイント”

就業規則を作成する上で最低限知っておくべき知識とは何でしょうか!?

ある程度労働法について実務などを通じて知っている場合はさておき、就業規則を作成
する上で丸投げにした場合は、打ち合わせはどうしても受け身になってしまいがちです。

そこで、本サイトでは、社会保険労務士に就業規則の作成を委託した場合に知っておくと便利なポイントについて解説します。

まずは、『労使トラブルはどんな場面で発生するか?』ということです。
どのような場面で、具体的にどのようなトラブルが発生するかが想定できれば、いろいろな事が想定でき、また実務を十分に意識した質問ができるはずです。

それでは、以下にどのような場面で労使トラブルが起こるかをまとめます。
(1)採用時
実際に採用してから、「能力不足」「体調不良」などでその処遇に困る場面があります。採用に関しては、就業規則にどう定めるかで採用の結果までを保証するものではありませんが、試用期間の定め方などは工夫する余地はあります。

(2)休職(精神疾患等)
最近では、精神疾患に罹患して休職を余儀なくされるケースが激増しています。この場合におけるポイントはかなりたくさんあります。
特に重要なのは、“休職期間が満了しても復職できる状態にない場合”です。

主治医の診断書には「復帰可能」との所見があるものの、はたして復帰させても差し支えないだろうか?というケースは多々あります。
就業規則には、「休職期間満了時に休職事由が消滅してない場合は自然退職とする。」との規定とする場合がほとんどですが、実務では慎重に対応することが求められるため、就業規則とは別に実務上どのような準備を行っておくべきかはきちんと把握すべきだと思います。
また、場合によっては主治医に対し、復帰に関し面談の申し入れを行わなければならない場合もあります。
主治医への面談を実現するためにも、就業規則において明記すべき事項の一つであると知っておけば、実際の場面を想定した規定に近づけることができるのではないでしょうか?

(3)退職
退職にもいろいろなパターンがあります。定年を迎え退職する場合や自ら退職願いを提出して退職する場合などです。
退職時によくあるトラブルとしては、退職を願い出て、数日後に退職の意思を翻す場合です。
このケースにはどのように対応すればよいのか?。その一つが、辞職と合意退職の違いを明確にして規定することです。

次に“行方不明者”をどう処遇するか?です。
行方不明者に対しては、何も規定しておらず、実際に行方不明者が出た場合にどう対応していいのか?わからない場合があります。

解雇の手続を選択する場合もありますが、労働契約上に定める退職事由として規定する方法もあるため、知っておけば不測の事態にも慌てず対応することが可能ではないでしょうか?

(4)懲戒
懲戒とは制裁罰を科すことですが、例えば遅刻常習者に対し、法令違反となる罰金を徴収したりしているケースを見かけます。
また、懲戒解雇とする場合には、懲戒手続を実行する前の段取りについて規定してないために、懲戒処分を実施して後で異議を唱えられ大きな紛争に発展する場合もあります。
やはり、懲戒についても実務とどう連動しているかを意識して規定していくべきだと考えます。

最近では問題行動が多様化、懲戒を科すことも十分あり得るため、懲戒事由をきちんと定めておくことは実務を意識した場合に非常に大切です。

パワハラやセクハラなど慎重な対応が求められる事案も増えていることから、教科書には書いてないような部分を細かくケアしているかどうかはとても重要です。

(5)未払い残業代請求
残業代のトラブルとしてよくあるケースは、①『固定残業の支払い方に問題』ある、または、②『管理監督者の拡大適用』があります。
①固定残業の支払方に問題があるケースでは、就業規則への規定を確認しましょう。
具体的には、固定残業代であることがまったく規定されていない、また固定残業代が何時間相当であり、またいくらなのかが明確でないためにトラブルへとつながります。

よって、就業規則には、これらを明確に規定することを意識します。

次に、②管理監督者の拡大適用です。
これは、“名ばかり管理職”と言われる問題ですが、部下がいないにもかかわらず管理監督者としたり、部下がいても名称が部長や課長という理由だけで実態が伴わない者にまで拡大適用している場合に問題となります。
管理監督者について、裁判例や行政通達より整理はされているため、これらを参考に拡大適用されている者がいないかどうかを見直すことが重要です。

これら5つは実務でも労働トラブルになりやすいため、就業規則を作成する際には、注視をして進めていく必要があります。

就業作成時によくあるご質問

当事務所に毎月多くの企業様より就業規則の新規作成または現在施行中の就業規則の見直しのご依頼があります。

よくあるご相談としては、「新たに就業規則を作成する場合」「現在の就業規則を見直す場合」とは異なるため、主なご相談内容を事例として挙げてみます。

(1)新たに就業規則を作成する場合
・当該業種の独自の事情に詳しいですか?(特に、IT企業、医療関係、美容業でよくご質問を頂きます。)
・費用と期間はどの程度ですか?
・会社としての規模は小さいですが、どのような内容で作成するといいですか?
・残業代を給与に含めていますが、きちんとこの点を明確にしたいですか可能ですか?
・事前に勉強しておくことはありますか?
・どのような形で進めていくのですか?
・予算がないので、助成金など使って就業規則を作成できませんか?
 
(2)現在の就業規則を見直す場合
・業界団体の通販で買った就業規則だけど内容を見てもらえますか?
・かなり以前に外部に依頼して作ってもらった就業規則だけど、抜けはないか大丈夫ですか?
・メンタルヘルス不全の対応できたないので重点的に見直しができますか?
・残業代を固定で支払っているのですが、ルールを明確にしたいのですが、可能ですか?
・現在の作成者があまり業界のことを知らないので、業界事情を踏まえ作成できますか?
・トラブル予防の視点で作成をお願いできますか?

ざっとこんな感じですが、上記のご質問については明確にした上で作成メニューのご提案をしております。

その他、ご要望をお伺いした上で就業規則の作成を行っておりますので、ご安心して就業規則の作成をご依頼いただけることと思います。

就業規則を作成したいが“何から手をつけていいのかわからない”

従業員の人数も増え、そろそろ就業規則を作成しなければという場合に よくあるご相談は「就業規則を作成するのにはいくらかかるの?」とか 「どれくらいの期間で作成することができるの?」などということです。

作成料金については作成者により違い、また期間もそれぞれです。よって一概には言えませんが、当事務所は特に、「金額」と「期間」ついては明確にお伝えしております。

また肝心な就業規則の内容ですが、中小企業を実態を十分に把握し た上で作成いたします。
最近では「未払い残業代請求」を突如請求されたり、「メンタルヘルス不全」で休職を余儀なくされたりと、様々な問題が起こっています。
労働問題が他社の特殊な事例と見て取れた時代から自社でも採用に失 敗し問題社員を抱え込み、いつ大きな労働トラブルに巻き込まれても不 思議ではありません。

そこで、「初めて就業規則を作成する企業」または「現在の就業規則を見直したい」と考えて企業向けに就業規則の作成または見直し方については簡単にご説明いたします。

就業規則を作成していくには、まずは現在の自社の問題点や過去にヒヤリとして問題を整理した上で、世間一般によく起こっている労働トラブルがどのような内容であるのかをしっかりと知っておく必要があります。

これらを把握して上で、作成に取り掛かることで、自社の経営に沿った就業規則を作成することが可能となります。

就業規則の作成時に大切にしている事とは?

秋田社会保険労務士事務所では、“労使トラブル予防の視点”で就業規則を作成しています。

具体的には、『業界特性の分析』『会社独自の決まりごとの洗い出し』『社員に徹底してもらいたいこと』『過去において社員との間でヒヤリとして場面の洗い出し』、『他社事例』などを折り混ぜながらオリジナルな就業規則を作成いたします。

打ち合わせの中で、よくあるケースを想定して作成を進めていくため、就業規則が完成する頃には労働法関連の知識のレベルがアップが図れます。つまり、社員からの質問に対し堂々と回答できるレベルを同時に目指します。

<私たちが就業規則を作成する上で重視している事>
“労使トラブル予防の観点”で就業規則を作成します
②“労務管理書式との連動”を図っているので実務でも十分に使えます
③就業規則の作成を通じて“知識の大幅アップ”を実現します
④社員からの質問に“堂々と回答できるレベル”を実現します
⑤重要な箇所は“就業規則にコメントを付けます”

「就業規則の作成メニュー」と「価格表」

ご要望に応じて『5つのプラン』からお選びいただけます。
*各メニューの詳細情報は、以下のURLからダウンロードください。
⇒「就業規則の価格表」のダウンロードはこちらから

(全てのメニューの共通事項)

1.必ず作成する規程類
・就業規則

・賃金規程
・育児介護休業規程

2.作成する労使協定
・労使協定3つまで(36協定、育児介護休業に関する労使協定、労働時間に関する労使協定など)
   *詳しい内容については、、「就業規則の価格表」ダウンロードの上をご確認ください。

3.就業規則の作成メニュー

(1)雛形版
・ひな型就業規則が欲しい方
・自社でひな型を基に作成をしたい企業
・料金108,000円

(2)スピード版
・短時間で作成をしたい方
・アドバイスを受けながら作成したい企業
・料金270,000円

(3)標準版
・リスク回避を目的とした規則を作成したい企業
・就業規則を作成しながら労務知識を向上させたい方
・料金378,000円

(4)プレミアム版
・運用時に困らないように解説書が欲しい企業
・専任の人事担当者がいない方
・料金486,000円

(5)M&A版
・M&Aにともない就業規則の見直しをする企業
・労務監査が必要な方
・料金810,000円

(別途費用となるもの)
・付属規程の作成(旅費規程、安全衛生管理規程、出向規程、秘密保持規程など)
・社員説明会立ち会い費用(事前打ち合わせ1回分含む)
・社員説明会での説明代行(資料作成費用含む)
・労使協定の作成
・その他(メニューに含まれていないもの)

就業規則作成の流れ

「標準版」を選択された場合の就業規則の作成の流れは以下の通りです。
「標準版」は全部で最大8回を予定しています。なお、各回のお打合せ時間は、1時間30分から2時間程度となります。

(1)ヒアリング
 ・組織構成の確認
 ・過去の労使トラブルの確認
 ・ヒアリングシートの確認
 ・各種労使協定および労務管理書式の確認

(2)就業規則(1回目)
 
・問題点の指摘
 ・ヒアリングシートの基づく問題点の確認と改善案の提案
 ・総則、採用、試用期間、異動、休職条項の見直し
 ・ご要望点の確認

(3)就業規則(2回目)
 ・修正個所の確認
 ・退職、解雇、労働時間条項の見直し
 ・ご要望点の確認

(4)就業規則(3回目)
 ・修正個所の確認
 ・服務、安全衛生、健康診断、懲戒、災害補償条項の提案
 ・ご要望点の確認
 ・各種労使協定および労務管理書式の確認

(5)賃金規程(1回目)
 ・問題の指摘
 ・賃金体系の確認
 ・基本給の確認(基本給をどのように算出しているのか?)
 ・諸手当の確認(各手当の名目と内容の確認)
 ・その他の計算式の確認(欠勤控除、中途入社や退社等)

(6)賃金規程(2回目)
 ・修正個所の確認
 ・残業代の支払い方の確認
 ・固定残業代の場合の計算シートの使い方のご説明

(7)育児介護休業規程
 ・育児介護休業のあらましについての説明
 ・過去の育児介護休業者の事例および今後の予定者の確認
 ・助成金の利用の有無の確認
 ・ひな形の育児介護休業規程のご説明

(8)総括
 ・各規程の最終確認
 ・従業員代表者選出方法のご説明およびアドバイス
 ・労働基準監督署への届け出手続きの確認
 ・各種労使協定の使い方のご説明

業種別ワンポイントアドバイス

IT・ソフトウェア業 裁量労働制の適用の有無
美容業(美容室、ネイルサロン、まつげエクステ等) 変形労働時間制の適用の有無
販売・サービス業 変形労働時間制の適用の有無
病院・クリニック 変形労働時間制の適用の有無
歯科 労働時間の特例
運送業 自動車運転車労働時間等の改善のための指針の確認
設計・建築 裁量労働制の適用の有無
芸能事務所 事業場外労働の適用の有無(直行直帰)
飲食業 変形労働時間制の適用の有無
商社 旅費規程の整備(海外出張が多い場合)
製造業 安全衛生規程の整備
介護施設 変形労働時間の適用の有無
出版社 裁量労働制の適用の有無

 
業種によって注意する点は異なります。
特に労働時間については、実態に基づき残業代の支払いに支障が生じないように規定するようにします。

事務所のご案内(アクセス)

社会保険労務士法人 秋田国際人事総研
〒101-0032
東京都千代田区岩本町3-9-4 岩本町SYビル2階
TEL:03-3862-5837 FAX:03-6382-7642
対応地域:東京都(千代田区、中央区、港区、新宿区、豊島区、渋谷区、品川区、台東区、目黒区、世田谷区、文京区、荒川区、江戸川区、北区、中野区、杉並区、足立区、墨田区、江東区、大田区、練馬区、板橋区、葛飾区)、埼玉県(さいたま市、川口市、戸田市など)、千葉県、神奈川県など近隣各県

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特定社会保険労務士秋田繁樹 経営者の苦労がわかる私だからこそ、経営者の立場で本気にサポートします。顔写真.jpg

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日本法令より発売中!美容室の労務管理に特化!チェーン展開を行っている美容室の労務管理の実務書です。
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スペシャリストの仕事術

TAC出版
最前線で活躍する社会保険労務士が語る資格の活かし方・稼ぎ方を紹介。
仕事編 16P~に掲載
学習編 194P~に掲載

SR

日本法令SR
美容室の労務管理に関する特集記事を執筆しました

手に職をつける本

夢を実現した6人の成功物語。

私も本書で独立の過程について紹介されました。

資格の予備校TAC(非売品)
社会保険労務士の仕事がわかる本

日常業務について紹介されました

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