就業規則の新規作成&見直し

こんな『お悩み』ありませんか?

最近経営者または人事担当者から次のようなご相談が増えています。

<よくある相談内容一覧>
☑ 退職した従業員から未払い残業代を請求された
☑ 精神疾患(うつ病など)で休職した従業員の対応方法がわからない
☑ 期間を定めて雇った従業員の契約を更新したくないがトラブルにならないか心配
☑ 長時間労働で訴えられないか心配
☑ 社内の秩序を乱す従業員の対応を慎重にしたいが具体的な方法がわからない
☑ 「働き方改革関連法」に遵守した規程を作成したい
☑ 「労働時間の上限規制」にどのように対応すればいいのか?
☑ 秘密保持など情報管理を徹底したい
☑ 同一労働同一賃金であるかチェックしたい

ここ最近の特徴としては労働トラブルへの対応もさることながら、人材確保のために働き方改革関連法への対応を真剣に考えている企業からのご相談も増え続けています。

さて、労働トラブルがが発生した場合にどのように対応すべきか?

まず、社内の規則である「就業規則」をきちんと整備することが肝心です。

なぜなら、問題が起きた場合は、きちんとしたルールが整っていれば、そのルールに則り対応すればいいからです。

また働く上での基本的なルールがあれば従業員もきっと安心することでしょう。

ここで少しだけ社員の立場になって想像をしてみてください。
例えば、残業代の支払が不透明だとふとした時に不安に思うはずです。
うちの会社はルールが整備されてない会社なのだろうかと・・・

具体的には、残業代を固定で支払っている場合、就業規則で固定で支払っていることを規定しておけば、何時間分までが残業代であるかがわかるので未然にトラブルを予防できるます。

このように働くにあたっての基本的なルールがしっかり定まっていないと、社員は不安に思い、不安な思いがあるうちは信頼関係をなかなか築くことができないのではないでしょうか?

信頼関係を築くろどころか、最近では訴訟以外に管轄労働局での“あっせん”や裁判所で行う“労働審判”の当事者となり、自らが採用した従業員と対峙する事例が増えています。

きちんとしたルールがないと、思わぬ形で訴えを提起され、そして予期せぬ結末が待っている場合も少なくありません。

そこで、“従業員との信頼関係”を第一にしながらも、“労使トラブル予防”を視野に入れて就業規則を作成することをお勧めします。

就業規則の作成に対するポリシー

私たちが就業規則の作成に対するポリシー・・・
それは労使の信頼関係の礎となる就業規則を作成するというものです。

そのために、まずは、作成する段階でじっくりとヒアリングを行い、ご要望点を余すことなくヒアリングすることに力を注ぎます。

ただその前提として作成の目的が明確になってないお客様については、その目的を再度考え直していただいてから作成に着手しております。
なぜなら、労使ルールをどうしたいかの答えはすべてお客様の中にあるからです。

その他実際にトラブルが発生した場合に、作成した就業規則に従い適切にトラブルを収束させることができるか?という視点も踏まえて作成していきます。

つまり、就業規則の作成後の「運用サポート」が本当に大丈夫であるか!?ということなのです!

例えば、メンタルヘルス不全で休業を余儀なくされた社員がいます。
休職を発令するところまでは特段問題なく対応できることでしょう。
しかし、休職期間の満了を目前に控えた場合に、“どう対処するか?”は、まさに“運用サポート力”が問われます。

なぜなら、一歩間違えれば、社員の家族をも巻き込んだ大きなトラブルに発展することも予想されるからです。

このように考えると、誰に就業規則の作成を依頼するかは非常に重要だと言えます。

最近では労務管理に関する情報が簡単にインターネットで入手できるため、従業員からの質問に正確な答えができずに困ってしまった、または、従来の慣行が法令違反であるとの指摘をされてヒヤリとした経験をお持ちの企業が増えています。

経営者の中には、労使トラブルとは無縁だと思っていた方が多く、実際に労使トラブルに発展して初めて社内のルールである『就業規則』の重要さにお気づきの方も非常にたくさんいます。

そこで、社会保険労務士法人秋田国際人事総研では、中小企業向けに『トラブル防止の観点』そして、『社員とのエンゲージメント』を重視した観点から就業規則の作成または見直しを行っています。

また、『各種労務管理書類』をどのように就業規則と連動させるかなど、労働トラブルの未然防止の視点で徹底的に作り込みます。

そのため十分なヒアリングを実施し、オーダーメイドで貴社オリジナルの就業規則を作成いたします。

最終的には各種労務管理書式をどのような場面でどう使うかについてまでアドバイスいたします。

作成時の「5つのポイント」とは?

Fotolia_193941935_XS1.jpg就業規則を作成する上で最低限知っておくべき知識とは何でしょうか!?

ある程度労働法について実務などを通じて知っている場合はさておき、就業規則を作成する上で丸投げにした場合は、打ち合わせはどうしても受け身になってしまいがちです。

そこで、本サイトでは、社会保険労務士に就業規則の作成を委託した場合に知っておくと便利なポイントについて解説します。

まずは、『労使トラブルはどんな場面で発生するか?』ということです。
どのような場面で、具体的にどのようなトラブルが発生するかが想定できれば、いろいろな事が想定でき、また実務を十分に意識した質問ができるはずです。

それでは、以下にどのような場面で労使トラブルが起こるかをまとめます。
(1)採用時
実際に採用してから、「能力不足」や「体調不良」などでその処遇に困る場面があります。採用に関しては、就業規則にどう定めるかで採用の結果までを保証するものではありませんが、試用期間の定め方などは工夫する余地はあります。

(2)休職(精神疾患等)
最近では、精神疾患に罹患して休職を余儀なくされるケースが激増しています。この場合におけるポイントはかなりたくさんあります。
特に重要なのは、“休職期間が満了しても復職できる状態にない場合”です。

主治医の診断書には「復帰可能」との所見があるものの、はたして復帰させても差し支えないだろうか?というケースは多々あります。
就業規則には、「休職期間満了時に休職事由が消滅してない場合は自然退職とする。」との規定とする場合がほとんどですが、実務では慎重に対応することが求められるため、就業規則とは別に実務上どのような準備を行っておくべきかはきちんと把握すべきだと思います。
また、場合によっては主治医に対し、復帰に関し面談の申し入れを行わなければならない場合もあります。
主治医への面談を実現するためにも、就業規則において明記すべき事項の一つであると知っておけば、実際の場面を想定した規定に近づけることができるのではないでしょうか?

(3)退職
退職にもいろいろなパターンがあります。定年を迎え退職する場合や自ら退職願いを提出して退職する場合などです。
退職時によくあるトラブルとしては、退職を願い出て、数日後に退職の意思を翻す場合です。
このケースにはどのように対応すればよいのか?。その一つが、辞職と合意退職の違いを明確にして規定することです。

次に“行方不明者”をどう処遇するか?です。
行方不明者に対しては、何も規定しておらず、実際に行方不明者が出た場合にどう対応していいのか?わからない場合があります。

解雇の手続を選択する場合もありますが、労働契約上に定める退職事由として規定する方法もあるため、知っておけば不測の事態にも慌てず対応することが可能ではないでしょうか?

(4)懲戒
懲戒とは制裁罰を科すことですが、例えば遅刻常習者に対し、法令違反となる罰金を徴収したりしているケースを見かけます。
また、懲戒解雇とする場合には、懲戒手続を実行する前の段取りについて規定してないために、懲戒処分を実施して後で異議を唱えられ大きな紛争に発展する場合もあります。
やはり、懲戒についても実務とどう連動しているかを意識して規定していくべきだと考えます。

最近では問題行動が多様化、懲戒を科すことも十分あり得るため、懲戒事由をきちんと定めておくことは実務を意識した場合に非常に大切です。

パワハラやセクハラなど慎重な対応が求められる事案も増えていることから、教科書には書いてないような部分を細かくケアしているかどうかはとても重要です。

(5)未払い残業代請求
残業代のトラブルとしてよくあるケースは、①『固定残業の支払い方に問題』ある、または、②『管理監督者の拡大適用』があります。
①固定残業の支払方に問題があるケースでは、就業規則への規定を確認しましょう。
具体的には、固定残業代であることがまったく規定されていない、また固定残業代が何時間相当であり、またいくらなのかが明確でないためにトラブルへとつながります。
よって、就業規則に固定残業代の支払いが有効となる規定をします。

次に、②管理監督者の拡大適用です。
これは、『名ばかり管理職』と言われる問題ですが、部下がいないにもかかわらず管理監督者としたり、部下がいても名称が部長や課長という理由だけで実態が伴わない者にまで拡大適用している場合に問題となります。
管理監督者については、裁判例や行政通達を参考に整理し、拡大適用されている者がいないかどうかを見直すことが重要です。

これら5つは実務でも労働トラブルになりやすいため、就業規則を作成する際には、注視をして進めていく必要があります。

就業規則作成時によくあるご質問

当事務所に毎月多くの企業様より就業規則の新規作成または現在施行中の就業規則の見直しのご依頼があります。

よくあるご相談としては、「新たに就業規則を作成する場合」「現在の就業規則を見直す場合」とは異なるため、主なご相談内容を事例として挙げてみます。

(1)新たに就業規則を作成する場合
・当該業種の独自の事情に詳しいですか?(特に、IT企業、医療関係、美容業でよくご質問を頂きます。)
・費用と期間はどの程度ですか?
・会社としての規模は小さいですが、どのような内容で作成するといいですか?
・残業代を給与に含めていますが、きちんとこの点を明確にしたいですか可能ですか?
・事前に勉強しておくことはありますか?
・どのような形で進めていくのですか?
・予算がないので、助成金など使って就業規則を作成できませんか?
 
(2)現在の就業規則を見直す場合
・業界団体の通販で買った就業規則だけど内容を見てもらえますか?
・かなり以前に外部に依頼して作ってもらった就業規則だけど、抜けはないか大丈夫ですか?
・メンタルヘルス不全の対応できたないので重点的に見直しができますか?
・残業代を固定で支払っているのですが、ルールを明確にしたいのですが、可能ですか?
・現在の作成者があまり業界のことを知らないので、業界事情を踏まえ作成できますか?
・トラブル予防の視点で作成をお願いできますか?

ざっとこんな感じですが、上記のご質問については明確にした上で作成メニューのご提案をしております。

その他、ご要望をお伺いした上で就業規則の作成を行っておりますので、ご安心して就業規則の作成をご依頼いただけることと思います。

就業規則を作成したいが『何から手をつけていいのかわからない』

従業員の人数も増え、そろそろ就業規則を作成しなければという場合に よくあるご相談は「就業規則を作成するのにはいくらかかるの?」とか 「どれくらいの期間で作成することができるの?」などということです。

作成料金については作成者により違い、また期間もそれぞれです。よって一概には言えませんが、当事務所は特に、「金額」「期間」については明確にお伝えしております。

また肝心な就業規則の内容ですが、企業の実態を十分に把握し た上で作成いたします。
最近では「未払い残業代請求」を突如請求されたり、「メンタルヘルス不全」で休職を余儀なくされたりと、様々な問題が起こっています。
労働問題が他社の特殊な事例であった時代から自社でも採用に失 敗し問題社員を抱え込み、いつ大きな労働トラブルに巻き込まれても不 思議ではありません。

そこで、「初めて就業規則を作成する企業」または「現在の就業規則を見直したい」と考えて企業向けに就業規則の作成または見直し方については簡単にご説明いたします。

就業規則を作成していくには、まずは現在の自社の問題点や過去にヒヤリとして問題を整理した上で、世間一般によく起こっている労働トラブルがどのような内容であるのかをしっかりと知っておく必要があります。

これらを把握して上で、作成に取り掛かることで、自社の経営に沿った就業規則を作成することが可能となります。

私たちが大切にしている事とは?

社会保険労務士法人秋田国際人事総研では、『労使トラブル予防の視点』および『社員とのエンゲージメント』を重視する形で就業規則を作成しています。

具体的には、『業界特性の分析』『会社独自の決まりごとの洗い出し』『社員に徹底してもらいたいこと』『過去において社員との間でヒヤリとして場面の洗い出し』、『他社事例』『目指すべき方向に対してどのような規律にするか?』などを折り混ぜながらオリジナルな就業規則を作成いたします。

2015打ち合わせの中で、よくあるケースを想定して作成を進めていくため、就業規則が完成する頃には労働法関連の知識のレベルがアップが図れます。つまり、社員からの質問に対し堂々と回答できるレベルを同時に目指します。

私たちが就業規則を作成する上で大切にしていること
労使トラブル予防の観点から作成します
各種書類との連動を図りながら作成します
就業規則の作成を通じて労働法関連知識の大幅なレベルアップを目指します
社員からの質問に堂々と答えられるレベルを実現します
作成過程の事務管理をしっかり行います

就業規則「価格表」

お客様のニーズに合わせて作成メニューをご用意しております。

1.全てのサービスに共通するもの
(必ず作成する規則)
・就業規則本則
・賃金規程(給与規程)
・育児介護休業規程

(作成する労使協定)*3つまでお選びいただきます
・36協定
・育児介護休業に関する労使協定
・労働時間に関する労使協定(フレックスタイム制等)

2.就業規則作成メニュー

パターン 内容 価格
(税抜)
スピード版 ・短時間で作成したい
・ひな形をベースに自社で作成したい
・打ち合わせは1回程度で済ませたい
80,000円
標準版 ・自社の要望を規則にきちんと反映したい
・4回程度の打ち合わせは確保できる
・トラブルを回避できる内容にしたい
250,000円
プレミアム版 ・全ての規程をじっくり作成したい
・8回程度の打ち合わせは確保できる
・労働法関連の知識を増強したい
・将来を見据えた内容にしたい
350,000円
労務監査版 ・M&Aを考えている
・自社の就業規則の脆弱な箇所がない
か確認したい
800,000円
3.オプション料金
内容 価格(税抜)
契約社員就業規則作成費用 40,000円~
パートタイマー就業規則作成費用 40,000円~
マイナンバー管理規程作成費用 20,000円~
安全衛生規程作成費用 20,000円~
旅費規程作成費用 25,000円~
その他各種規程作成費用 別途見積
運用ガイドブック作成費用 50,000円~
社員配布用ルールブック作成費用 50,000円~
各種労使協定 別途見積
社員説明会講師費用 50,000円~
社員説明会用資料作成 30,000円~

お打合せの流れ

「標準版」を選択された場合の就業規則の作成の流れは以下の通りです。
「標準版」は全部で最大4回を予定しています。なお、各回のお打合せ時間は、1時間30分から2時間程度となります。

(1)ヒアリング
・組織構成の確認
・過去の労使トラブルの確認
・ヒアリングシートの確認
・各種労使協定および労務管理書式の確認

(2)就業規則(1)
・問題点の指摘
・ヒアリングシートの基づく問題点の確認と改善案の提案
・総則、採用、試用期間、異動、休職条項の見直し
・ご要望点の確認

(3)就業規則(2)
・修正個所の確認
・退職、解雇、労働時間条項の見直し
・ご要望点の確認

(4)就業規則(3)
・修正個所の確認
・服務、安全衛生、健康診断、懲戒、災害補償条項の提案
・ご要望点の確認
・各種労使協定および労務管理書式の確認

(5)賃金規程(1)
・問題の指摘
・賃金体系の確認
・基本給の確認(基本給をどのように算出しているのか?)
・諸手当の確認(各手当の名目と内容の確認)
・その他の計算式の確認(欠勤控除、中途入社や退社等)

(6)賃金規程(2)
・修正個所の確認
・残業代の支払い方の確認
・固定残業代の場合の計算シートの使い方のご説明

(7)育児介護休業規程
・育児介護休業のあらましについての説明
・過去の育児介護休業者の事例および今後の予定者の確認
・助成金の利用の有無の確認
・ひな形の育児介護休業規程のご説明

(8)総括
・各規程の最終確認
・従業員代表者選出方法のご説明およびアドバイス
・労働基準監督署への届け出手続きの確認
・各種労使協定の使い方のご説明

「お問い合わせ」から「納品」までの流れ

1.ご相談(約1時間から1時間30分)およびご提案
ご来社いただき次の事項についてヒアリングさせていただきます。
(1)企業概要(業種、社員数、職種、雇用形態など)
(2)就業規則の作成の目的や意図など
(3)過去の社員トラブルなど
(4)現在抱えている悩み
(5)就業規則作成・変更にあっての要望等(労働時間、残業代、懲戒、服務など)

2.就業規則作成メニューのご説明
・資料にて「就業規則のメニュー」についてご説明させて頂きます。

3.ご契約
・弊社側で用意した「契約書」にご署名およびご捺印の上、双方で一部ずつ保管致します。

4.お打ち合わせの開始
・1回のお打合せはその時の内容やお客様の論点によって異なりますが、「約1時間~2時間程度」を想定しております。
・お打合せは、基本的に事前にヒアリングした内容等を参考に弊社から改善点や作成にあってのポイントをご説明しながら進めていきます。
・お打合せ後に「打ち合わせ時の簡単な論点を整理した資料」と「次回まで双方が行うべきことを記した資料」を作成し、メールでお送りいたしますので、必ずご確認願います。
・お打合せ段階における、就業規則および諸規程の中の「誤字脱字誤植」は最終工程で確認することを予めご承知おきください。

5.お客様での最終確認
・すべてのお打合せが終了した後に、就業規則や諸規程の「最終確認」をお客様にて行って頂きます。
・変更点などある場合は、「最終確認」の時にまとめて頂き、弊社にお伝えいただけるとその先の作業等がよりスムーズになりますので、ご協力のほどよろしくお願い致します。

6.誤字脱字誤植の確認
・弊社にて誤字脱字誤植の確認を行います。

7.就業規則の届出の準備
・お客様にて「従業員過半数代表の選出」
・「就業規則届」への代表者の署名・捺印
・「意見書」へ意見聴取および従業員過半数代表の署名・捺印
・36協定の作成および届出(届出が必要な場合)
・弊社にて管轄の労基署への届出

8.就業規則の納品
・就業規則および諸規程を製本し、原則として宅急便等でお送り致します。
・データも併せてお送り致します。
・労基署に届出した原本をご返却いたします。