36協定の正しい結び方と届出の落とし穴

「今月も残業が多くなりそうだな」とカレンダーを眺めながら、ふと頭をよぎるのが36協定（時間外・休日労働に関する協定届）の存在ではないでしょうか?

経営者の方や人事担当者の方にとって、従業員に残業をしてもらうために避けて通れないのがこの手続きです。

しかし、実はこの36協定、単に書類を作って提出すれば良いというものではありません。正しく理解しておかないと、知らないうちに法令違反の状態になってしまうリスクを秘めています。

毎年のことだからと、つい前年と同じ内容でコピーして済ませてしまっていませんか。あるいは、代表者の名前だけ借りて中身を精査せずに労働基準監督署（労働環境を監督する公的機関）へ電子申請または郵送しているかもしれません。

現場の忙しさに追われ、事務手続きが形式的になってしまうお気持ちは痛いほどわかります。ですが、その「いつも通り」の中に、実は大きな落とし穴が隠れていることがあるのです。

１．36協定を正しく結ぶための基本ステップ

36協定を有効に成立させるためには、まず従業員の過半数を代表する人（過半数代表者）を適切に選ぶ必要があります。ここが最大の落とし穴になりやすいポイントです。

会社側が特定の社員を指名したり、役職者が代表になったりすることは認められません。投票や挙手など、従業員の皆さんの自由な意思が反映される形で選出することが求められます。このプロセスを飛ばしてしまうと、せっかく出した届出が無効とみなされる可能性があるため注意が必要です。

次に、具体的な残業時間の限度を決めます。原則として月45時間、年360時間が上限ですが、どうしてもこれを超える可能性がある場合は、特別条項（臨時的な特別の事情がある場合に上限を広げる約束）を設けることになります。

この特別条項も、単に時間を長く設定すれば良いわけではありません。健康確保措置といって、長時間労働になる従業員の健康をどう守るかという具体的な対策を記載する必要があります。

２．専門家が教える届出の落とし穴と注意点

社労士の視点から見て特に見落としがちなのが、事業場ごとに作成・届出を行う必要があるという点です。本社でまとめて一括で届ければ良いと思われがちですが、支店や営業所が独立した組織として機能している場合は、それぞれの場所ごとに36協定を結び、管轄の労働基準監督署へ届け出なければなりません。
新しい拠点を作った際などに、つい本社分だけで安心してしまうケースが見受けられます。

また、届出のタイミングも非常に重要です。36協定は、労働基準監督署に受理されて初めて効力を発揮します。有効期間が切れてから慌てて提出しても、その空白期間の残業は法的に認められない状態になってしまいます。いわば、無協定状態での残業となってしまうのです。目安として更新時期の1ヶ月前には準備を始め、余裕を持って手続きを完了させるのが理想的な運用と考えられます。

３．正しい知識で安心できる職場づくりを

36協定は、会社を守り、従業員の健康を守るための大切な届け出です。単なる書類仕事として片付けるのではなく、自社の労働実態に合っているか、選出プロセスに不備はないか、定期的におさらいすることが大切です。正しく結ばれた協定があるからこそ、会社も従業員も安心して日々の業務に打ち込むことができるのです。少しの配慮と正しい知識で、コンプライアンス（法令遵守）の守られた明るい職場を目指しましょう。

36協定の作成手順や過半数代表者の選出方法について、さらに詳しく知りたい方は当法人の「労働時間コンサルティング」のページをご覧ください。

自社の協定書が現在の法律に適合しているか不安な方は、まずは無料相談で貴社の状況をお聞かせください。

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