給与計算

面倒な給与計算でお困りではありませんか?

Fotolia_210606374_S1.jpg社員数が少なく、固定的に給与を支払っているから給与計算をアウトソーシングしなくてもよいとお考えではありませんか?

しかし、いざはじめてみると雇用保険、社会保険料計算が複雑であることや住民税、所得税の計算に関する知識を押さえていなければ『正しい給与計算』ができずに大変な思いをすることになります。

のちに正しい計算ができていないことが判明すると過去に遡及して、『正しく給与計算ができているのか?』と社員は不安になります。なぜなら、出産手当金や傷病手当金や将来の年金額に影響が出るからです。

また、給与計算の間違いが度々発覚すると過去にさかのぼり本当に正しく計算されているのか検証を求められるかもしれません。。このようなことにならないように給与計算は、専門知識をもった社労士事務所等にお任せいただくと安心です。

最も面倒な勤怠計算

Fotolia_218447842_S1.jpg給与計算なので一番大変なのが「勤怠計算」です。
例えば、勤怠表の空欄が単なる打刻漏れなのか、振替休日なのか、はたまた特別な意味がある空欄なのか本人にしかわからない場合があります。

最近では勤怠集計も多種多様になり、クラウド型勤怠管理を採用し、給与計算システムを連動させる企業も増えています。

この連携は、一見すると手間が省けるように感じますが、実務上クラウドシステムを利用しても大幅に勤怠計算の手間が省けることはないでしょう。

なぜなら、「通常勤務」つまり就業規則に規定している労働時間と違う記載が勤怠表にあれば、それがどのような働き方であるのか、また何か特別の理由があるのかどうかは社員本人しかわからないことがほとんどだからです。

確かに、勤怠管理システムを導入することで履歴管理は正確に行えるかもしれませんが、最後はその勤怠が正しいかどうかは人が確認することになり、この手間はなかなかなくなりません。

最終的に確定した勤怠データを元に給与計算を行うことになりますが、正しい給与計算を行うその土台となるのが「勤怠計算」ですが、意外とみなさんこの重要な作業にお気づきないのが現状です。

勤怠計算はお客様との連携が必須であり、また給与計算と不可分であるため、どのような形で行うのが効率的であるかは相談の上進めていきます。

給与計算で必ず行う事とは!?

Fotolia_208549678_S1.jpg初めて給与計算を行う人は、給与計算ソフトを利用すれば給与計算なんて簡単だと思いがちです。

しかし、給与計算は給与計算ソフトに数字を入力すれば正確に計算できるほど簡単ではありません。年間で必ず行うことや、月によって気にしなければいけないことがあります。また、労働諸法令に従い給与計算を行わないとのちにトラブルに発展する場合もありますので、月に1回の給与計算をおろそかにすることはできません。

必ず行う手続き
1月 所得税の改定
3月 健康保健の料率変更
4月 昇給(会社によって異なる)
6月 住民税の特別徴収開始
9月 算定基礎届による社会保険料と厚生年金保険の料率変更
12月 年末調整


また、賞与計算についても社会保険や所得税の計算には『正しい知識』がないと間違った計算をしてしまう恐れがあります。
これらを意識しながら給与計算をするのは意外と面倒なものです。

また最近では、『給与計算を正しく行っていないために労使トラブルが起こるケース』もあります。特に残業計算に根本的に間違いがある場合です。

残業時間の単価が間違っている場合や支払うべき残業代がケアレスミスで支払われていない場合です。弊社ではこれまで未払い残業代計算の労使トラブル時にかけ込まれた企業の残業代計算再計算を行ったことが多々あります。

このような場合には、基本的な計算ミスがあったり、法令に沿ってないケースを多々見ているため、日頃から正しい計算ができるよう社会保険労務士資格を持った社員が細かく法令に沿って計算しているかどうかを確認しております。

このような企業に最適です!

給与計算をアウトソーシングを行う場合には様々なきっかけがあります。参考までに給与計算をアウトソーシングを行うこととなったきっかけを挙げます。

1.給与計算担当者が退職して後任がいない
長年勤務してくれた給与計算担当が退職することになり、新たに信頼できる人材の採用をするより、外部に委託した方が安心だから。
または、給与計算は必ず毎月1回行う必要があります。担当者が一人で給与計算を行っている中小企業の場合、担当者が退職すると引継ぎ期間や自社の給与計算内容をきちんと引き継げないケースがあります。
そうなると他の社員が不安ですし、また一時的に引き継げる人がいればいいですが、なかなかそのような方を見つけるのも大変なので、このような事態に陥らないように最初からアウトソーシングを行う企業がほとんどです。

2.新たに会社を設立した
いきなり給与計算を自社で行う余力もないので、まずは少人数からでも受け付けてくれ、かつ社会保険手続きと同時に行ってくれる社会保険労務士事務所に依頼したほうが安心です。

3.社員に給与データを扱わせたくない
人事労務担当者とは言え、役員および他の社員の給与データを見せることで情報漏えいによる混乱を招きたくないので、外部にアウトソーシングを行いたいという企業が多くあります。

4.管理部門のコストを削減したい
一番よくあるケースですが、管理部門の合理化に伴い、単純事務作業をアウトソーシングするというものです。

5.給与計算の担当者が採用できない
給与計算は専門知識が必要であるため、最近は人材不足も手伝って採用しようとしてもふさわしい人材が採用できないこともしばしばあります。また、急な退職で引継ぎなどに支障がでることも想定し当初からアウトソーシングを行う企業が増えていると思われます。

アウトソーシングの『5つのメリット』

社会保険労務士に給与計算をアウトソーシングするメリット
法令改正を都度気にする必要がなくなります
担当者の急な退職でも慌てることがなくなります
「日割り計算」や「残業計算」を法令通り行います
社会保険手続きと連動して行うので事務手続きの手間が省けます
面倒な給与計算時のチェックにかかる時間が省けます

給与計算フロー図

給与計算フロー図.JPG

クラウド版給与システムにも対応しています

最近では会計処理をクラウド化を行い、その流れの中で給与計算もクラウド版を利用される中小企業が増えています。スタンドアロン版の給与計算ソフトに比べメリットとデメリットがありますので、クラウド版を導入する場合には、以下のことを踏まえ導入する必要があります。

(使用しているクラウド給与)
MFクラウド給与.JPG

マイナンバーの保管は専用サーバを使用

厳重な管理が求められるマイナンバーですが、弊社では継続して業務でマイナンバーを使用する関係で専用サーバを使用して管理をしています。

(使用している専用サーバー)
マイナンバーステーション.JPG

給与計算サービスの概要

給与計算のアウトソーシングを行う場合に、「何から何までを行ってくれるのか?」、初めての方にはわかりづらいかもしれません。給与計算に必要なデータを入力して、最終的には給与明細やWEB明細などの発行を行うことまではイメージできますが、これ以外の詳細についてはわかりづらい面がありますので、以下の主な業務を整理致します。

1.主な給与計算事務
月次の給与計算
社会保険の処理(月変対象者の確認)
賃金台帳の作成
個人別給与明細の発行
振込明細票の作成
ファームバンキングデータの作成
その他(賞与計算等)
2.主なデータ管理
マスタ管理          
年次有給休暇の管理(別途費用)
勤怠管理
家族データの管理
マイナンバーの保管(専用サーバを使用)
3.その他
在籍者への源泉徴収票の発行 
退職者への源泉徴収票の発行
住民税の特別徴収への切り替え
市区町村への給与支払報告書の発送(別途費用)
賃金台帳の作成

給与計算アウトソーシングの流れ

ステップ1:基本情報のご連絡
・給与計算期間中の入社、退社、扶養等の人事情報
・勤怠情報
・昇給・手当等の金額変更情報

ステップ2:給与計算の実施
・当事務所にて給与計算
・給与計算結果(賃金台帳・振込一覧票)のご連絡

ステップ3:給与計算結果の確認
・給与計算結果のご確認後
・給与明細書の発行(郵送にてお送りします)

料金体系

初期設定費用
内容 料金(税別)
初期設定基本料金 10,000円
社員別設定費用 1名につき1,500円
月額料金
内容 料金(税別)
基本料金 10,000円
人数加算 給与計算対象者1名につき1,200円
勤怠計算 勤怠計算がある場合1名につき300円加算
オプション料金
内容 料金
賞与計算 1名につき1,200円
年末調整費用(還付金計算等) 月額金額と同じ
再計算費用 対象者分
給与明細の事務手続きおよび郵送費 別途見積

 

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