勤怠管理システム 導入で失敗しないための選定ポイントとは？選び方のコツを解説

毎日の出退勤の記録を管理するなかで、「集計が大変で時間がかかる…」とお悩みの経営者や人事担当者の方も多いですよね。
手書きのタイムカードやエクセルでの管理は、どうしてもミスが起きやすいものです。

そこで本記事では、勤怠管理システム 導入で失敗しないための選定ポイントを分かりやすく紹介します。自社に合ったシステムを選ぶことで、業務の効率化が大きく進みますよ。

なぜ今、勤怠管理システム 導入が企業に不可欠なのか？

近年、多くの企業で勤怠管理システム 導入を進める動きが活発になっています。これには、はたらく環境の変化や法律の改正が深く関係しています。ここでは、システムが必要とされる主な理由を2つに分けてみていきましょう。

働き方改革関連法への対応が迫られているから

もっとも大きな理由は、法律をしっかりと守るためです。国は、はたらく人の健康を守るため、時間の管理をとても厳しくしています。

たとえば、残業時間の上限を守ることや、有給休暇を確実に取得させることが義務づけられました。これらを正しく管理するためには、手作業では限界があります。

厚生労働省のガイドラインでも、客観的な方法での記録がもとめられています。そのため、正確に時間を記録できるシステムの存在が不可欠なのです。

多様な働き方（テレワークやシフト制）に対応するため

はたらく場所や時間の多様化も、大きな理由のひとつです。最近では、IT企業を中心にリモートワークが広く普及しました。

また、宿泊業や病院などでは、複雑なシフト管理が毎日おこなわれます。オフィスにいないスタッフや、バラバラな時間に動くスタッフの時間をどう測るか、というもんだいがあります。

システムがあれば、スマートフォンやパソコンから簡単に打刻ができます。これにより、どこにいても正しい労働時間をリアルタイムで把握できるようになります。

【画像挿入推奨:パソコンやスマホで出退勤を記録するイメージ画像】

勤怠管理システム 導入でよくある失敗と落とし穴

業務を楽にするための勤怠管理システム 導入ですが、実は失敗してしまうケースも少なくありません。せっかく費用や時間をかけたのに、使われなくなってはもったいないですよね。よくある落とし穴を事前に知っておくことで、トラブルを防ぐことができます。

自社の勤務形態にシステムが合わない

1つ目の失敗は、会社のルールとシステムの機能が合わないことです。たとえば、スタートアップでは、フレックスタイム制を取り入れることがあります。

また、宿泊業や病院・クリニックでは、夜勤や変形労働時間制が一般的です。選んだシステムがこれらの複雑な計算に対応していないと、結局は手計算をすることになります。

これではシステムを入れた意味がなくなってしまいますよね。事前の確認がとても大切です。

現場の従業員が使いこなせない

2つ目の失敗は、操作がむずかしくて現場が混乱することです。人事の担当者にとっては便利そうに見えても、実際に使うスタッフや店長にとって使いにくければ意味がありません。

とくに、スマートフォンの操作に慣れていないスタッフが多い職場などでは注意が必要です。打刻の仕方が分からない、画面が見にくい、といった不満が出ることがあります。

結果として、押し忘れが多発してしまい、その修正作業に追われるという本末転倒な事態になりかねません。だれでも直感的に使えるものを選ぶことが大切です。

【画像挿入推奨:操作に戸惑うスタッフのイメージ画像】

失敗を防ぐ！勤怠管理システム選定のポイント

それでは、具体的にどのような基準でシステムを選べばよいのでしょうか。勤怠管理システム 導入を成功させるための大切なポイントを3つに絞って解説します。自社の状況と照らし合わせながら、ひとつずつ確認してみてくださいね。

自社の就業規則や雇用形態に柔軟に対応できるか

もっとも大切なのは、会社の就業規則に合わせられるかです。正社員、パート、アルバイトなど、雇用形態ごとに計算ルールは異なります。

また、業界特有の働き方にも注目しましょう。以下の表に、業種ごとの主な特徴ともとめられる機能をまとめました。

業種	特有の働き方や労務もんだい	もとめられるシステム機能
IT・スタートアップ	リモートワーク、裁量労働制（さいりょうろうどうせい、働く時間を労働者に委ねる制度）	GPS打刻、PCのログ連携、柔軟な時間管理
宿泊業・医療機関	シフト制、夜勤、変形労働時間制	複雑なシフト作成、深夜手当の自動計算
外国人雇用企業	特定技能（とくてぎのう、特定の専門性を持つ外国人の在留資格）などの多言語対応	英語や他言語の画面切り替え機能

このように、自社の働き方に適した機能があるかを必ず確認しましょう。

サポート体制が充実しているか

システムを提供する会社のサポート体制も、非常に重要なポイントです。勤怠管理システム 導入の初期段階では、設定方法が分からずにつまずくことがよくあります。

また、使い始めてからも、法改正のときなどに設定の変更が必要になります。電話やチャットですぐに相談できるか、トラブルのときに丁寧に対応してくれるかを確認しましょう。

とくに、24時間営業の宿泊業や病院などでは、夜間や土日のサポートがあるかどうかも大きな安心材料になります。サポートの有無は必ずチェックしてください。

既存の給与計算システムと連携できるか

勤怠のデータは、最終的に給与計算につなげるものです。そのため、いま使っている給与計算システムとデータをうまく連携できるかがカギとなります。

ボタンひとつでデータを移せるか、CSVファイルでの出力がスムーズにできるかを確認してください。これができないと、勤怠のデータを手入力で給与システムに移すことになり、新たなミスの原因になります。

二度手間をなくすためにも、連携性の高さは妥協できないポイントです。詳しくはこちらの記事もご参照ください。

専門家である社労士の視点：システム導入時の注意点

ここで、専門家である社会保険労務士の視点から、大切なアドバイスをお伝えします。

勤怠管理システム 導入は、単にソフトを入れるだけでは終わりません。システムを入れる前に、まず自社の就業規則が法律に合っているかを見直すことがとても大切です。もし、就業規則のルール自体が古いままシステムを設定してしまうと、間違った計算が自動でおこなわれてしまうことになります。

これでは、気づかないうちに法律違反をしてしまうリスクがあります。たとえば、36協定の範囲を超えた設定になっていないかなどの確認が必要です。

システムはあくまで道具ですので、正しいルールがあって初めて生きてきます。法律のルールは複雑ですので、自社のルールが正しいかどうか、まずは専門家へご相談をすることをおすすめします。

【画像挿入推奨:社労士と相談しながら進めるイメージ画像】

よくある質問（FAQ）

勤怠管理システムの検討中によくある質問を3つ集めました。

Q1. システムを導入すれば法律違反は完全に防げますか？

システムを入れるだけで、法律違反を完全に防げるわけではありません。システムは労働時間を正しく記録し、アラートを出すことで違反に気づきやすくしてくれます。しかし、実際に残業を減らすための業務改善や、ルールの運用は会社全体でおこなう必要があります。システムを上手に活用しながら、職場環境を整えていく意識が大切です。

Q2. 無料の勤怠管理システムでも十分ですか？

従業員数が数名程度で、働き方がシンプルな場合は無料のものでも対応できることがあります。しかし、機能に制限があったり、サポートが受けられなかったりすることが多いです。従業員が増えたときや、複雑なシフト制を取り入れるときには、有料のプランへ移行するか、別のシステムを選び直す必要が出てきます。将来の成長を見据えて選ぶことが大切です。

Q3. 導入までにどのくらいの準備期間が必要ですか？

一般的には、準備を始めてから実際に運用を開始するまで、1ヶ月から3ヶ月ほどかかります。これには、初期の設定や、スタッフへの説明、テスト運用の期間が含まれます。あせって導入すると現場が混乱するため、スケジュールに余裕をもって進めることが成功の秘訣です。詳しくはこちらの記事もご参照ください。

まとめ

今回は、勤怠管理システム 導入で失敗しないための選定ポイントについて解説しました。自社の働き方に合っているか、サポートはあるか、給与計算と連携できるか、といった点をしっかり確認することが大切です。システムを上手に活用して、毎日の労務管理をよりスムーズにしていきましょう。

毎日の勤怠管理や就業規則の見直しについて、お困りのことはありませんか。勤怠管理システム 導入や、それに合わせた労務ルールの整備について詳しくは、当法人の人事労務サポートサービスをご覧ください。まずは無料相談で貴社の状況をお聞かせください。東京都中心の一般労務から、全国対応の外国人雇用まで、特定業種への深い専門性をもつ私たちがしっかりとサポートいたします。

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