深夜手当、本当に全部払えていますか？──フレックス・変形労働時間制でKING OF TIMEの深夜時間が”消える”仕組み

フレックスタイム制や1か月単位の変形労働時間制では、残業時間が月次の集計で確定するのに伴い、KING OF TIMEでは深夜労働の時間も「深夜所定外」から「深夜残業」など別の集計項目へ移動する場合があります。日別集計で見えていた深夜項目だけを参照していると、移動した分の深夜割増賃金が漏れます。対策は、月別集計（再計算適用後）の深夜項目を漏れなく参照するよう設計することです。

■ 深夜の集計が漏れる
複数のお客様で同じ事象を見てきました。フレックスや変形労働時間制ではカスタム集計を使わざるを得ませんが、この設定が誤っていると、日別で表示された深夜時間の合計と、月別集計で表示された深夜時間が合いません。システムはエラーも警告も出さないので、最悪の場合、従業員からの指摘で初めて発覚する、それがこの問題の怖さです。

■ 原因：月次の再計算で、深夜時間が「別の項目」へ移る
KING OF TIMEでは深夜の労働時間が「深夜所定」「深夜所定外」「深夜残業」といった複数の項目に分かれて集計されます。
フレックスや1か月単位の変形労働時間制では、残業は1日ごとには確定せず、月の労働基準時間を超えた分が月次で再計算されます。このときKING OF TIMEは残業へ振り替わった時間に対応する深夜時間も、残業の深夜項目へ移動させます。
例えば、日別集計では「深夜所定外」だったものが、月次の適用後には「深夜残業」へ移る。「深夜所定外」しか集計していなければ、この深夜割増（25％）はどこにも計上されないまま消えます。

■ ミスが起きる典型パターン
・深夜系の項目のうち一部だけを月別カスタム集計している
・フレックス・変形労働を導入しているのに通常の労働時間制と同じ項目構成のまま運用している
・深夜勤務や休日出勤が少なく導入時のテスト運用で設定ミスに気づけない

■ 対策は深夜を網羅的に集計する設計（2パターン）

1. 深夜系の項目を漏れなく合算して拾う⇒ただしやみくもに深夜と名の付く項目すべてを合算すると重複して集計される可能性があります
2. 「月別カスタム集計で日別カスタム集計を使う機能」を追加し、日別カスタムで表示された時間をそのまま集計する⇒この機能は標準では表示されず、KING OF TIMEサポートセンターへの機能追加依頼が必要です

■ KING OF TIMEの設定は専門家にお任せください
KING OF TIMEは自由度が高い分、設定の難易度も高いシステムです。特にフレックスや変形労働時間制ではカスタム集計が必須になりますが、100種以上ある集計項目の定義を正確に理解し、重複や漏れなく取捨選択したうえで、あらゆる勤務パターンで検算するのは容易ではありません。
また、「月別カスタム集計で日別カスタム集計を使う機能」のように、必須レベルの機能がデフォルトでは非表示になっていることもあります。KING OF TIMEを最大限使いこなすには、設定実績の豊富な専門家への依頼をおすすめします。
当法人は社労士法人として、フレックス・変形労働時間制の労使協定・就業規則の適法性チェックから集計項目の設計、給与連携までを一体でお引き受けしています。

Q1. 自社で深夜の集計漏れが起きていないか確認する方法は？
A. 深夜勤務のあった月について、日別データに表示された深夜時間の合計と、月別集計（カスタム集計）の深夜時間を突き合わせてください。一致しなければ、参照している項目に漏れか重複があります。

Q2. 深夜系の項目をすべて合算すれば安全ですか？
A. いいえ。集計項目には集計範囲が重なるものがあり、やみくもに合算すると今度は二重計上が起きます。各項目のKING OF TIME上の定義を理解し、過不足なく集計する必要があります。

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