ホテルのシフト管理をKING OF TIMEで効率化する

毎月のシフト作成に何日もかかり、ほかの仕事が後回しになってしまいますよね。ホテルのシフト管理は、早番や夜勤、繁閑の波が重なるため、負担が大きくなりがちです。

一方で、表計算ソフトのシフト表と勤怠の実績が別々だと、残業時間の集計にも手間がかかります。

この記事では、KING OF TIMEでシフト作成と勤怠の集計をつなげる考え方と、設定時の注意点を整理します。

【画像挿入推奨:ホテルのフロントでシフト表を確認する担当者のイメージ画像】

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なぜ今、ホテルのシフト管理を見直す必要があるのか

勤務の種類が多く、表計算ソフトでは限界が来やすい

ホテルは24時間動いているため、早番、遅番、夜勤など勤務の種類が多くなります。フロント、客室清掃、レストランで必要な人数も、時間帯ごとに違います。

そこへ希望休や急な欠勤が加わると、表計算ソフトのシフト表は修正のたびに複雑になります。どれが最新版か分からないという状況も起こりがちです。

繁忙期と閑散期で必要な人数が大きく変わる点も、宿泊業ならではの難しさです。

シフトと勤怠の実績が分かれていると集計に時間がかかる

ホテルのシフト管理では、シフト表と打刻の記録が別々になっていることが少なくありません。その場合、予定と実績の突き合わせを手作業で行うことになります。

月末にまとめて残業時間を確認する運用では、長時間労働に気づくのが遅れがちです。

厚生労働省のガイドラインは、始業・終業時刻を客観的な記録で確認することを原則としています。タイムカードやICカードの記録が、その例として挙げられています。

詳しくは厚生労働省の『労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン』をご確認ください。

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ホテルのシフト管理で見落としやすい落とし穴

変形労働時間制のシフトは「あらかじめ特定」が必要

繁閑の差が大きいホテルでは、1か月単位の変形労働時間制がよく使われます。この制度では、就業規則などで定めたうえで、対象期間のすべての労働日と各日の労働時間をあらかじめ決めておく必要があります。

特定した労働日や労働時間を、任意に変更することはできないとされています。月の途中でシフトを頻繁に組み替えていると、制度の要件を満たさないと判断されるおそれがあります。

要件の詳細は、厚生労働省のリーフレット『1か月単位の変形労働時間制』をご確認ください。変形労働時間制の基本は、こちらの記事もご参照ください。

中抜け勤務や応援勤務で集計がずれやすい

よくある状況をもとにしたモデルケースで考えてみます。客室数80室ほどのホテルで、朝食と夕食の時間帯に分けて働く中抜け勤務があるとします。

シフト表には「朝・夕」とだけ書かれ、中抜けの時間は本人の申告に頼っていました。その結果、休憩時間と労働時間の区別があいまいになり、給与計算のたびに確認が発生します。

系列のホテルへ応援に入った日の時間が、どちらの施設の記録にも残っていない例もあります。こうしたずれは、割増賃金の計算に影響するおそれがあります。

ホテルのシフト管理では、こうした例外的な勤務の記録方法を先に決めておくことが大切です。

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ホテルのシフト管理をKING OF TIMEで効率化する実務のポイント

勤務パターンを登録し、シフトと打刻を一つにまとめる

KING OF TIMEでは、出勤予定、退勤予定、休憩予定をまとめた勤務の型を登録できます。この型は「スケジュールパターン」と呼ばれます。

早番や夜勤などの型を先に作り、従業員の日ごとの予定に割り当てていく考え方です。シフト作成に関係する主な機能は、次のとおりです。

• スケジュールパターンの一括登録や、曜日ごとの自動割り当て
• 今月度と翌月度のシフトをまとめて自動作成する、シフト作成補助機能
• 従業員が勤務希望時間を提出し、管理者がシフト作成時に参照する機能
• 所属以外の施設のタイムレコーダーで打刻できるようにする、ヘルプ登録

シフト作成補助機能は入力を助けるもので、作成後に管理者が確認して調整することが前提です。勤務希望時間の機能は、利用にあたりサポートセンターへの問い合わせが必要とされています。

中抜け勤務は、休憩予定を型に入れておく方法と、休憩を打刻で記録する方法が考えられます。どちらにするかは、現場の動き方に合わせて決めます。

予定と打刻の実績が同じ仕組みに入るため、遅刻や予定外の残業に早く気づきやすくなります。

設定を就業規則や労使協定とそろえる

注意したいのは、システムの設定が就業規則や労使協定の内容と一致しているかという点です。KING OF TIMEには、週や月の基準時間を超えた時間を残業として集計する機能があります。

ただし、基準時間や起算日を就業規則と違う内容で設定すると、残業時間の集計がずれるおそれがあります。設定の前に、次の項目を決めておきましょう。

決めておく項目	確認する書類	設定がずれた場合の影響
変形期間と起算日	就業規則、労使協定	月の残業時間の集計がずれるおそれ
各勤務の始業・終業・休憩の時刻	就業規則、シフト表	遅刻、早退、休憩時間の判定がずれるおそれ
シフトを確定する時期と変更の手順	就業規則、社内ルール	変形労働時間制の要件を満たさないおそれ
中抜け時間の扱い	就業規則、賃金規程	労働時間と休憩の区別があいまいになるおそれ
残業の申請と承認の方法	就業規則、36協定	予定外の残業を把握しにくくなるおそれ

勤務と勤務の間の休息時間が基準より短い回数を数え、アラートを表示する設定もできます。勤務間インターバル制度の導入は、事業主の努力義務とされています。夜勤明けの配置を点検する材料として活用できます。

労働時間制度の見直しとあわせて進めたい場合は、労働時間制度のコンサルティングのページもご覧ください。

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社労士の視点:自社で設定できる範囲と相談したほうがよい場面

KING OF TIMEの設定は、自社で進められる部分と、制度の判断が必要な部分に分かれます。切り分けの目安は次のとおりです。

自社で進めやすい範囲

• 早番、遅番、夜勤など勤務パターンの登録
• 従業員、所属、雇用区分の登録
• 月ごとのシフトの登録と、従業員への周知
• 打刻方法の周知と、打刻もれの確認

専門家に相談したほうがよい場面

• 変形労働時間制を使っているが、就業規則の定めに自信がない
• 中抜け勤務や夜勤の時間の扱いが、規程と実態で違っている
• 導入後、残業時間の集計結果が給与計算の数字と合わない
• パートや外国人スタッフなど雇用形態が多く、ルールが複雑になっている

とくに変形労働時間制は、設定の誤りが割増賃金の過不足につながるおそれがあります。導入時に一度、規程と設定を並べて点検しておくと、あとの手戻りを減らせます。

ホテルのシフト管理に使う勤怠システムを比べる際は、機能の多さよりも自社の勤務形態を再現できるかを見てください。就業規則とシフト表を手元に置いて確認すると、判断しやすくなります。

勤怠システムを選ぶときの観点は、こちらの記事もご参照ください。

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よくある質問(FAQ)

Q1. シフトを自動で作成する機能があれば、調整は不要になりますか

不要にはなりません。KING OF TIMEのシフト作成補助機能は、入力を助けるための機能です。作成された内容を管理者が確認し、調整することが前提になっています。

応援勤務は自動作成で考慮されない点にも注意が必要です。必要な人数や夜勤の回数など、自社のルールを先に決めておくと、調整にかかる時間を減らしやすくなります。

Q2. 1か月単位の変形労働時間制でも、月の途中でシフトを変更できますか

会社の都合で任意に変更することはできないとされています。この制度は、各日の労働時間をあらかじめ特定することが要件だからです。シフトは対象期間が始まる前に確定し、従業員に周知しておきましょう。

やむを得ない変更がありうる場合は、変更の事由や手続きを就業規則でどう定めるかが論点になります。個別の判断は事情により異なるため、専門家へご相談ください。

Q3. 導入や設定は、誰に何を相談すればよいですか

操作方法は製品のサポート窓口に、労働時間制度に関わる設定は社労士に相談するのが目安です。画面の操作や機能の有無は、製品のヘルプやサポートで確認できます。

一方、変形労働時間制の基準時間や休憩の扱いは、就業規則や労使協定の内容で決まります。規程と設定をそろえる作業は、社労士に相談すると進めやすくなります。

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まとめ:ホテルのシフト管理は設定とルールの一致から

ホテルのシフト管理を効率化する近道は、シフトと勤怠の実績を一つの仕組みにまとめることです。KING OF TIMEは、勤務パターンの登録やシフト作成の補助により、その土台づくりに役立ちます。

ただし、うまく運用できるかどうかは、設定が就業規則や労使協定と合っているかに左右されます。まずは、自社の勤務パターンとシフトを確定するルールを書き出してみてください。

当法人では、KING OF TIMEの導入前の相談、初期設定の支援、就業規則との整合の点検、設定の見直しを承っています。支援内容は、社会保険労務士法人秋田国際人事総研の労働時間制度のコンサルティングのページでご確認ください。無料相談では、自社の勤務形態に合う設定や進め方をご相談いただけます。

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