中小企業のKING OF TIME導入支援｜Excel勤怠管理から脱却する進め方

Excelでの勤怠管理に限界をお感じではありませんか。本記事では中小企業のKING OF TIME導入を、Excel脱却の視点で解説します。

Excel勤怠管理が中小企業の業務効率を下げる理由

中小企業の勤怠管理で長年使われてきたのがExcelです。導入コストがかからず手軽な反面、従業員数が増えるほど運用負担が大きくなります。KING OF TIME 導入を検討される企業の多くが、まずこの限界に直面しています。

手作業集計に潜む3つの非効率

Excel管理には次のような課題が見られます。

• 転記ミスのリスク:タイムカードからExcelへの手入力で誤りが発生しやすい
• 集計工数の増大:月末の残業時間や有給残日数の集計に毎月数日を要する
• 属人化の発生:担当者しか触れない複雑なマクロや関数が残りがち

特に従業員10名を超えると、月次集計だけで担当者の業務時間を大きく圧迫します。

KING OF TIME導入でExcel勤怠から脱却できる理由

KING OF TIMEには、打刻から集計まで自動化できる機能が標準搭載されています。Excelで手作業していた工程をシステムが代行するため、担当者の業務負担が大きく軽減されます。

打刻から集計までの自動化

KING OF TIMEで利用できる代表的な機能は以下のとおりです。

機能カテゴリ	主な内容
打刻方法	PC打刻・ICカード・GPS打刻・顔認証・指静脈認証など複数から選択可能
自動集計	残業時間・深夜労働・有給休暇などをリアルタイムで自動計算
申請承認ワークフロー	残業申請・休暇申請・打刻修正申請をオンラインで完結
給与計算ソフト連携	freee人事労務・マネーフォワードクラウド給与・弥生給与などと連携

打刻データがそのまま集計に反映されるため、Excelへの転記作業そのものがなくなります。給与計算ソフトとの連携で給与計算工程まで一気通貫で効率化が可能です。

中小企業がKING OF TIME導入で押さえるべき制度設計のポイント

業務効率化を実現するには、機能を入れるだけでは不十分です。自社の制度とシステム設定を整合させることが、KING OF TIME 導入の成否を分けます。

自社の就業規則と設定を整合させる

KING OF TIMEは多機能ですが、設定値は自社の就業規則に合わせて入力する必要があります。所定労働時間、休憩時間の控除ルール、残業の起算点、深夜割増の扱いなど、就業規則と設定が一致していないと、後から集計値の修正が必要になります。

申請承認ワークフローの設計

残業申請や打刻修正申請の承認フローを、誰がどの順序で承認するかを事前に決めておきます。承認ルートを曖昧なまま運用を始めると、申請が滞留したり、未申請残業通知が形骸化したりします。

設定代行のプロが教えるKING OF TIME導入を成功させる進め方

中小企業のKING OF TIME 導入で最も多いつまずきは、「自社で設定を進めたものの、就業規則との不整合が後から発覚する」というパターンです。設定画面の操作自体は難しくありませんが、労働基準法と就業規則を踏まえた設定判断には専門知識が求められます。

社労士法人による設定代行であれば、就業規則の確認から設定までを一気通貫で対応できます。導入後に「思っていた集計と違う」という事態を防ぐためにも、初期設定の段階で専門家を活用する選択肢をご検討ください。

KING OF TIMEの機能詳細は公式サイトもあわせてご確認いただけます。

よくある質問(FAQ)

Q1:Excelからの移行データはどう扱いますか? A:過去の勤怠データは参考情報として保管し、KING OF TIMEには移行月以降のデータを蓄積するのが一般的な運用です。有給休暇の残日数など、引き継ぎが必要な情報のみ初期設定で入力します。

Q2:導入までどれくらいの期間がかかりますか? A:従業員数や設定の複雑さによりますが、設定代行を活用する場合、初回打ち合わせから運用テスト開始まで一般的に1〜2ヶ月程度です。

Q3:設定を自社でやるのと代行を頼むのとの違いは何ですか? A:自社設定は費用を抑えられる一方、就業規則との整合性チェックや労働基準法に準拠した設定判断は自社で行う必要があります。設定代行では、その判断部分まで含めて専門家がサポートします。

まとめ|中小企業のKING OF TIME導入はExcel脱却の第一歩

Excel勤怠管理は導入のしやすさがある一方、従業員数が増えるほど業務効率を下げる要因になります。中小企業のKING OF TIME 導入は、単なるシステム入れ替えではなく、勤怠管理を就業規則と整合させて再設計する機会です。

機能を最大限活かすには、初期設定の段階で自社の制度設計と整合させる視点が欠かせません。

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