「固定残業代」で毎月数十万円の未払い残業代が発生している会社の特徴

毎月の給与計算で、うちは固定残業代を払っているから安心だ。そう考えていらっしゃる経営者の方は少なくありません。しかし、ある日突然、退職した従業員から数十万円、時には数百万円という高額な未払い残業代を請求されるという事態は、実は多くの現場で起きています。せっかく従業員の頑張りに報いたい、あるいは事務作業を効率化したいと思って導入した制度が、なぜこれほど大きなリスクに変わってしまうのでしょうか。

その不安や困惑は、決して他人事ではありません。実際にトラブルに直面した企業の多くが、制度を正しく運用しているつもりだったと口にされます。経営者としては固定の金額で人件費を安定させたいという思いがあり、実務担当者としては毎月の計算を簡略化したいというニーズがあるでしょう。その両者の意図が、制度の細かなルールから少しずつズレてしまったときに、多額の未払いという大きな溝が生まれてしまいます。

１．なぜ良かれと思って導入した固定残業代がトラブルの火種になるのか

まず理解しておきたいのは、固定残業代を導入していても、実際の残業時間がその想定を超えた場合には、差額を支払う義務があるという点です。ここを見落としている会社が非常に多いのが現状です。

例えば、毎月45時間分の固定残業代を支払っているとします。ところが、繁忙期に実際の残業が60時間に達してしまった場合、超えた15時間分については別途支給しなければなりません。この精算を怠り、毎月一定額を払っているから大丈夫という認識でいると、数年分の未払いが積み重なり、結果として一人あたり数十万円という驚くべき金額に膨れ上がってしまうのです。

２．毎月数十万円もの未払い残業代が生じる会社に見られる共通点

高額な未払いが発生しやすい会社には、共通した特徴があります。一つ目は、実際の労働時間を正確に把握していないことです。タイムカードや勤怠管理システムを導入していても、形骸化していたり、管理者が内容をチェックしていなかったりするケースです。時間が把握できていなければ、固定分を超えたかどうかの判断すらできません。

二つ目は、手当の名称や算出根拠が曖昧になっていることです。営業手当や役職手当の中に残業代が含まれているという説明を口頭だけで済ませてしまい、就業規則や雇用契約書に明記されていない場合があります。法的な観点からは、どの金額が何時間分の残業代に相当するのかが明確に区別（判別可能性）できていなければ、その手当自体が残業代として認められない可能性も考えられます。

３．リスクを回避するために経営者と担当者が今すぐ取り組むべきこと

専門家である社会保険労務士の視点から申し上げますと、大切なのは現在の給与設計が実態と合っているかを定期的に検証することです。固定残業代は、決して残業代を定額で打ち切るための魔法の杖ではありません。あくまで給与計算の便宜や、従業員の最低限の収入を保障するための手段です。

まずは現在の雇用契約書や就業規則を見直し、固定残業代の金額、対応する時間数、そして超過分を別途支払う旨が正しく記載されているかを確認しましょう。その上で、日々の労働時間管理を徹底し、固定分を超える兆候がある場合は、業務の割り振りを見直すなどの対策を講じることが、結果として会社を守ることにつながります。

（まとめ）
固定残業代をめぐるトラブルは、ほんの少しの認識のズレから始まります。しかし、正しい知識を持ち、適切に運用すれば、会社と従業員の双方にとってメリットのある制度として機能します。未払い残業代の請求というリスクを未然に防ぐために、今一度、貴社の運用状況を客観的に見直してみてはいかがでしょうか。

固定残業代の適正な運用や規程の見直しについて詳しくは、当法人の就業規則作成ページをご覧ください。

まずは、貴社の現在の運用状況や気になる点についてお聞かせください。

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